Antes de empezar: cómo trabajar con IA sin perder el control

La IA generativa (como ChatGPT, Gemini, Copilot y otras) funciona mejor cuando tú sigues siendo la persona que decide. La clave no es que la IA haga tu trabajo por ti, sino que te dé un primer borrador, ideas y estructura para que tú las revises y adaptes.

Buenas prácticas básicas

• Da contexto: explica a la IA quién eres, para quién escribes y qué quieres conseguir.
• Pide siempre varios ejemplos: así puedes elegir y combinar lo mejor de cada uno.
• Revisa y corrige: comprueba datos, fechas y nombres propios antes de enviar o publicar.
• Evita pegar información sensible: no compartas datos confidenciales de tu empresa o clientes.
• Guarda tus mejores prompts: así podrás reutilizarlos y mejorar tu flujo de trabajo cada semana.

1. Cómo usar IA para escribir correos profesionales en minutos

Uno de los usos más directos de la IA es la redacción de emails. En lugar de quedarte bloqueado delante de la bandeja de entrada, puedes pedirle a la IA que te genere borradores rápidos que luego tú pulirás.

Plantilla de prompt para correos

Copia, pega y adapta este prompt cada vez que necesites un email:

Quiero que actúes como asistente de redacción de correos. 
Tono: profesional pero cercano.
Objetivo del correo: [explica qué quieres conseguir].
Datos clave que debes incluir: [lista de puntos importantes].
Longitud aproximada: [corta / 3-4 párrafos / muy breve].
Idioma: español de España.

Genera 2 versiones distintas del correo.

Usos típicos con IA para correo electrónico

• Responder correos largos: pega el mensaje recibido y pide un resumen más propuesta de respuesta.
• Reescribir en otro tono: de muy formal a más cercano, o justo al revés.
• Corregir estilo y ortografía: ideal si escribes deprisa o desde el móvil.
• Traducir manteniendo el contexto: de inglés a español o al revés, sin perder matices.

La idea no es enviar el texto tal cual, sino ahorrar tiempo en la primera versión y dedicarte solo a revisar y personalizar los detalles.

2. Informes y documentos: de hoja en blanco a borrador estructurado

Redactar un informe puede llevar horas si empiezas desde cero. La IA te ayuda a crear la estructura, los apartados clave y un primer texto sobre el que trabajar.

Cómo aprovechar la IA para tus informes

1. Definir el objetivo: explica qué quieres que el lector entienda o decida al terminar el informe.
2. Describir la audiencia: no es lo mismo escribir para tu jefe que para un cliente o para un equipo técnico.
3. Dar la información de partida: copia datos, notas, puntos clave o resúmenes de reuniones.
4. Pedir una estructura clara: índice, apartados, introducción, conclusiones y próximos pasos.
5. Refinar sección por sección: pídele a la IA que mejore, resuma o amplíe cada apartado.

Prompt modelo para generar un borrador de informe

Actúa como redactor profesional de informes empresariales.

Tema del informe: [tema].
Objetivo: [informar, convencer, resumir resultados, proponer un plan...].
Audiencia: [dirección, equipo técnico, clientes, etc.].
Extensión: [número aproximado de palabras o páginas].
Información de partida: [pega aquí datos, notas, puntos clave].

1) Propón un índice detallado.
2) Después, redacta el informe completo siguiendo ese índice.
3) Termina con un apartado de conclusiones y recomendaciones claras.

Una vez tengas el borrador, revisa los datos sensibles y adapta el tono a tu empresa. La IA te quita el trabajo pesado de redactar, y tú te centras en la parte estratégica.

3. Presentaciones más rápidas y visuales con ayuda de la IA

Si te pasas más tiempo peleándote con las diapositivas que con las ideas, la IA puede ayudarte a diseñar una estructura clara para tu presentación y hasta sugerir títulos, guiones y ejemplos.

Qué puede hacer la IA por tus presentaciones

• Convertir un informe en presentación: a partir de un texto largo, que te proponga diapositivas y bullets.
• Crear el guion para hablar en público: notas del orador para cada diapositiva.
• Encontrar metáforas y ejemplos: para explicar conceptos técnicos de forma sencilla.
• Reducir texto: transformar párrafos largos en puntos clave fáciles de leer.

Prompt útil para generar una presentación

Tengo que hacer una presentación en [PowerPoint / Google Slides / Keynote]
para [tipo de audiencia] sobre el tema: [tema].

1) A partir del siguiente texto o ideas, crea una lista de diapositivas 
   con título y 3-5 bullets por diapositiva.
2) Señala cuáles deberían llevar gráfico, tabla o imagen.
3) Incluye sugerencias de tono (más formal, inspirador, técnico, etc.).

Texto o ideas de partida: [pega aquí tu contenido].

Después solo tendrás que copiar la estructura en tu herramienta de presentaciones favorita y ajustar diseño y colores. El tiempo que ahorras en maquetación lo puedes dedicar a ensayar y mejorar el mensaje.

4. Análisis y resumen de información: deja que la IA haga el trabajo pesado

La IA también es muy útil para procesar información: resúmenes de reuniones, análisis de encuestas, comparativas de productos o incluso revisión de documentos largos.

Ejemplos prácticos de análisis con IA

• Resumir documentos extensos: informes, PDFs, artículos o políticas internas.
• Extraer ideas clave de una reunión: pega el acta o transcripción y pide conclusiones + tareas.
• Comparar opciones: herramientas, proveedores, presupuestos, etc.
• Clasificar y ordenar información: agrupar respuestas de una encuesta en temas principales.

Prompt para análisis de texto

Actúa como analista de información.

Te voy a pegar un texto largo. 
1) Haz un resumen en no más de 10 puntos.
2) Señala las 5 ideas clave.
3) Propón 3 decisiones concretas que podríamos tomar a partir de esta información.
4) Si detectas datos dudosos o inconsistentes, indícalos.

Texto:
[pega aquí el contenido].

Recuerda que la IA no sustituye el criterio profesional: úsala como herramienta de lectura rápida para entender mejor la información y llegar antes a tus conclusiones.

5. Cómo integrar la IA en tu rutina diaria sin agobiarte

No hace falta que cambies toda tu forma de trabajar de un día para otro. Es mejor empezar con pequeños hábitos:

Pequeños cambios que ahorran mucho tiempo

• Empieza siempre por un borrador de IA: correo, informe o presentación. Luego lo editas.
• Reserva 15 minutos al día para experimentar con nuevos prompts y guardarlos.
• Crea plantillas propias: para email, informes mensuales, actas de reunión, etc.
• Usa la IA como “segundo par de ojos”: reescritura, corrección de estilo y simplificación.
• Marca límites: decide qué tareas siempre revisarás tú personalmente antes de enviar.

Si trabajas en equipo, podéis compartir un documento con los mejores prompts de todos. En pocos días veréis cómo aumenta la productividad y bajan los bloqueos delante de la pantalla.

6. Errores frecuentes al usar IA (y cómo evitarlos)

Para que la IA te ayude a trabajar más rápido y no te genere problemas, conviene evitar algunos errores típicos:

• Confiar ciegamente en los datos: la IA puede inventar cifras o mezclar fechas. Verifica siempre la información importante.
• Usar un tono genérico: si no das instrucciones claras, los textos sonarán impersonales. Indica siempre estilo, público y objetivo.
• Pegar información sensible: nombres de clientes, datos financieros, documentos internos… mejor resumirlos o anonimizarlos.
• No revisar el resultado: aunque el texto parezca correcto, revísalo como revisarías el trabajo de otra persona.
• Pedir “hazlo perfecto” sin contexto: cuanto más específico seas, mejor serán las respuestas.

Conclusión: la IA como acelerador, no como sustituto

La inteligencia artificial es un acelerador de productividad: te ayuda a escribir correos en minutos, a convertir notas desordenadas en informes, a diseñar presentaciones con buena estructura y a analizar información sin perderte en los detalles.

La clave está en usarla como un asistente que te da borradores, ideas y resúmenes, mientras tú conservas el criterio, la creatividad y la decisión final. Si empiezas a integrarla poco a poco en tus tareas diarias, verás cómo cada semana dedicas menos tiempo a la parte mecánica del trabajo y más a lo que realmente aporta valor.