Cómo elegir la app de productividad que realmente necesitas

Con cientos de aplicaciones prometiendo mejorar tu organización, ser más eficiente o acabar con tus tareas pendientes, es fácil sentirse abrumado. Pero ¿y si el problema no fuera elegir entre Notion, Todoist o Google Tasks, sino no saber qué tipo de app necesitas realmente?

En este artículo no te vamos a dar una lista de apps (ya la tienes aquí: Apps de productividad que sí funcionan), sino un método para ayudarte a identificar qué app es la mejor para ti.

1. Empieza por tu necesidad, no por la herramienta

Muchas personas se lanzan a probar apps por moda, por recomendaciones de redes sociales o porque alguien con una vida completamente diferente dice que “es la mejor”. Error.

¿Qué quiero resolver con una app?
¿Necesito organizar tareas, gestionar tiempo, tomar notas, enfocarme mejor…?
¿Trabajo solo o en equipo?
¿Cuánto tiempo quiero dedicar a aprenderla?

No es lo mismo buscar una app para organizar tu día que una para gestionar proyectos colaborativos. Lo primero, lo puede hacer una app como Motion, lo segundo requerirá otra estructura como Notion o Todoist.

2. ¿Visual o lista? Elige el formato que encaje contigo

Ilustración de usuario eligiendo una app de productividad entre distintas opciones, con enfoque en la toma de decisiones

Hay personas que piensan de forma visual, otras con listas ordenadas. Elegir la app adecuada también pasa por entender cómo te sientes más cómodo/a organizando tu mundo.

Si eres visual: busca apps con tableros o bloques
Si eres de listas: mejor apps con tareas jerarquizadas
Si necesitas alertas constantes: prioriza apps con recordatorios inteligentes

3. ¿Offline, web o móvil?

La mejor app de productividad no sirve de nada si no puedes acceder a ella cuando la necesitas.

¿Necesitas sincronización en varios dispositivos?
¿Sueles organizar tu día desde el móvil?
¿Trabajas en un entorno sin conexión a veces?

Muchos usuarios descargan apps geniales, pero las abandonan porque no se adaptan a su contexto.

4. ¿Cuánto estás dispuesto a pagar?

La productividad también tiene un coste. Algunas apps ofrecen funciones útiles en su versión gratuita, otras requieren suscripción para desbloquear todo su potencial.

¿Esta app realmente vale lo que cuesta para lo que yo necesito?

Todoist tiene una excelente versión gratuita si usas tareas simples. Pero si quieres vistas personalizadas o etiquetas avanzadas, quizá prefieras pagar Notion o ClickUp.

5. El mejor consejo: empieza simple

Antes de crear una megabase de datos con plantillas de 50 campos, prueba una app de forma sencilla. Hazlo durante una semana, con una sola función.

Crea tu día a día
Usa etiquetas simples
No te compliques con automatizaciones al principio

La app perfecta no existe. La mejor es la que usas cada día sin que te cueste abrirla.

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Referencia externa

Estudio de Simform sobre apps de productividad (2024)

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